Måste viljan att spara skrivarpapper resultera i ett helt papperslöst kontor, eller finns det möjliga sätt att skriva ut mer effektivt? Att minska papperskostnaderna är inte bara bra för plånboken, utan har också en positiv effekt på miljön och kan implementeras på nästan alla kontor. I denna artikel förklarar vi hur detta kan fungera och ger dig tips på hur du kan minska användandet av skrivarpapper.
1. Att skriva ut på båda sidor sparar papper
Förutom utskrifter på fotopapper kan nästan alla utskrifter göras på båda sidor – alltså i dubbelsidig utskrift. För dokument, brev och filer sparar utskrift på båda sidor mycket papper, portokostnader och lagringsutrymme. Kunden stör sig inte heller om fakturan består av färre blad och innehåller information på båda sidor.
2. Välj ett mindre typsnitt
Genom att göra typsnittet mindre och välja ett effektivt typsnitt använder du mindre papper och mindre skrivarbläck. Denna åtgärd kan kombineras med den dubbelsidiga utskriften och säkerställer även en längre livslängd på skrivarkassetterna eller tonerkassetterna.
3. Använd PDF-dokument istället för utskrifter
Många utskrifter är onödiga. Behöver du en mall för ditt arbete eller vill göra ett meddelande passar ett sparat PDF-dokument lika bra. På grund av läsbarheten som erbjuds på nästan alla datorer, bärbara datorer, surfplattor och smartphones är PDF-filer också lämpliga för att skicka fakturor och information.
4. Återanvänd enkelsidiga ark
Om pappret bara är tryckt på en sida kan det definitivt användas igen som skrotpapper för personligt bruk, till exempel för att göra anteckningar på. Detta sparar färskt skrivarpapper och bidrar inte till slöseri med onödiga resurser.
5. Undersök kritiskt behovet av utskrifter
Om innehållet endast krävs för din egen skull är det sällan en utskrift behövs. Här kan du spara mycket papper och ta fram nödvändig information online eller ta den från ett dokument som sparats på datorn och till och med spara det här själv.
6. Lagra filer online
På kontor visar sig ett internt moln vara en effektiv besparingsfaktor – även för säkerhetskopiering av data. Filer och dokument som görs tillgängliga för alla anställda kan enkelt och säkert lagras internt och användas när som helst. Lagring på USB-minnen eller externa hårddiskar är också ett bra alternativ till utskrift om du till exempel vill ge dokument till en kollega.
7. Använd e-posttrafik online
Väldigt få kunder insisterar på en pappersfaktura. E-postposttrafiken är inte bara snabbare utan också billigare och ett bra alternativ till den höga pappersförbrukningen. En PDF som bifogas ett e-postmeddelande accepteras i allmänhet på samma sätt som ett brev i brevlådan.
8. Gör utskrifter utan grafik
Grafik och foton spelar en väldigt viktig roll på väldigt få utskrifter. Om du klarar dig utan dem och använder relevant text istället förlorar inte dokumentet sin meningsfullhet och skrivs ut med mycket mindre papper.
9. Föredra återvunnet papper
Genom att använda återvunnet papper väljer du inte bara gynnsamma förhållanden och en ren miljö. Det finns förresten även återvinningsalternativ för fotopapper med blank yta.
10. Skicka bara pappersdokument som kräver en underskrift
Du klarar dig inte utan utskrifter i alla fall. Om till exempel ett dokument måste undertecknas och skickas tillbaka, så kan du inte undvika att använda papper – dock bör användningen begränsas till dokument som verkligen kräver en underskrift.
