Skanna, skriva ut, kopiera eller faxa dokument – alla dessa alternativ är inga problem med en multifunktionsskrivare. De praktiska kombinationerna är inte bara platsbesparande utan också extremt flexibla. Tack vare direktkopieringsfunktionen kan dokument snabbt dupliceras utan dator.
Men vad händer om du vill spara ett brev eller en bild på datorn, till exempel för att skicka det med e-post? Att skanna från skrivaren till datorn var fortfarande vanligt för några år sedan, eftersom driften av båda separata enheter ofta bara var möjlig med en dator.
1. Skanna från skrivare till PC
I många fall är det vettigt att spara viktiga dokument och papper på datorn. Där tar de inte tar någon i rummet och kan när som helst tas upp igen, vilket är mycket snabbare än att behöva rota igenom pärmar och arkivskåp. Dessutom förblir de skannade verken oförfalskade för eftervärlden. Så det finns mycket att säga för att regelbundet skanna från skrivaren till datorn. Vilka alternativ som finns och hur man skannar från skrivaren till datorn utan större ansträngning förklaras nedan.
2. Viktiga inställningar vid skanning av dokument
Om du vill skanna bilder eller dokument för att ha dem tillgängliga på datorn måste du tänka på det senare utdataformatet. Bilder bör helst sparas som separata bildfiler som ”JPG” eller ”PNG”.
När det gäller dokument är det lämpligt att skapa PDF-filer så att de kan tas fram igen även efter några år. Det finns alltid format som försvinner från marknaden beroende på tillverkare och som inte längre känns igen av nyare mjukvara. Det är därför viktigt att använda beprövade och hållbara programformat så långt det är möjligt. Som sådana har JPG och PDF gjort sig gällande i många år och levererar en tillfredsställande kvalitet.
Rekommenderade filformat:
- Bilder: JPG eller PNG, alternativt: TIF
- Texter: PDF
Skanningsupplösning
I princip är en upplösning på 300 dpi helt lagom för de flesta dokument. Du bör notera att ju högre upplösning skanningen är, desto större filstorlek på dokumentet. Det kan hända att ett skannat dokument inte längre kan skickas med e-post eftersom maxstorleken har uppnåtts eller att lagringsmediet snabbt når sina gränser.
Fördubbling av skanningsupplösningen (t.ex. från 300 dpi till 600 dpi) fyrdubblar filstorleken.
3. Grundkraven för skanning
Den viktigaste förutsättningen för att skanna från skrivaren till PC:n är att båda enheterna är anslutna till varandra via kabel eller trådlöst nätverk. Dessutom måste det säkerställas att skrivaren också är installerad och kompatibel med PC:n. När dessa punkter väl är uppfyllda är det enda som saknas rätt programvara för att få de önskade dokumenten till datorn.
Detta är ofta redan levererat av skrivartillverkaren. Information om detta finns i bruks- eller mjukvarumanualen, som i de flesta fall även kan nås online. Om ett sådant program ingår kan det användas för att skanna från skrivaren till datorn.
Kort överblick:
- Du måste ha en skanningsaktiverad enhet. Här kan du välja mellan en multifunktionsenhet eller en speciell skanner. I de flesta fall – speciellt för hemmabruk – rekommenderas en multifunktionsenhet.
- Skrivaren eller skannern måste vara korrekt installerad på datorn. Instruktioner för skrivarinstallation finns här.
Skannern och PC:n måste vara anslutna via WLAN eller kabel. - För att kunna starta skanningsprocessen bör du ha installerat den speciella programvaran som medföljer enheten. I de flesta fall kan dokument enkelt skannas genom den. Alternativt kan en skanningsprocess också startas under Windows 10 utan speciell programvara.
4. Hur skannar jag ett dokument?
I många fall är det tillrådligt att installera programvaran som tillhandahålls av skrivaren eller skannertillverkaren och använda den för att utföra skanningen. Programvaran är vanligtvis intuitiv att använda och bör inte orsaka några problem. Med en HP Deskjet 2540 som exempel skulle detta se ut så här:
- Öppna enhetens programvara
- Navigera till avsnittet Skanna > Dokument eller Foto
- Välj det format du vill ha och tryck på ”Skanna”. I det här fönstret kan du även definiera inställningar såsom upplösningen.
5. Windows 10: Skanna dokument utan extra programvara
Om du har en dator med operativsystemet Windows 10 behöver du inte installera ytterligare programvara för att skanna ett dokument eller foto. Du kan enkelt skanna med tavlan enligt följande:
- Öppna startmenyn och sök efter ”Windows Fax and Scan”
- Leta efter knappen ”Ny skanning” i programmets huvud
- Välj skannern och ställ in önskat filformat osv
- Tryck på ”Scan”-knappen. Dokumenten sparas sedan i mappen Dokument > Skannade dokument.
- Du kan också anpassa ditt område som ska skannas genom att välja knappen ”Förhandsgranska”.
6. Andra alternativ till den medföljande enhetsmjukvaran
Men det är också möjligt att skanna från skrivaren till datorn med andra program än den medföljande skrivarmjukvaran eller Windows 10-kortresurserna. Bildredigerings- och textprogram har vanligtvis ett eget verktyg för att skanna dokument direkt. Alla som använder en äldre version av Microsoft Word kan enkelt kopiera bilder och dokument från skannern eller skrivaren direkt till det öppna dokumentet via fliken ”Infoga”.
Den här funktionen finns till exempel i Word 2003, Word 2007 och Word 2010. Med nyare versioner (från 2013) är detta tyvärr bara möjligt via en liten omväg och kan inte längre göras i själva programmet. Situationen är liknande med Open Office-versioner. Det är därför lämpligt att använda bildredigeringsprogram.
Skanna dokument med bildbehandlingsprogram
För närvarande finns det ett brett utbud av fotoredigeringsprogram som inte bara hänvisar till betalversioner. Dessa program är vanligtvis bäst lämpade för skanning. Inom menynavigeringen finns poster som ”Skanna”, ”Importera” eller ”Infoga”, som tar dig snabbt till skanningsfunktionen. De två exemplen nedan förklarar kort hur skanning från skrivare till PC fungerar med programmen IrfanView och PDF24, som kan laddas ner gratis från Internet. Syftet är att skanna in bilder och dokument och spara dem som PDF eller JPG (bildfiler).
Skanna med IrfanView: bildfil i målformat
Om IrfanView och skrivaren är installerade kan den inbyggda skannern anges som källa under ”Arkiv – Välj TWAIN-källa…”. Ett dokument som infogats i skrivaren kan nu infogas via ”File – Scan/Batch Scan”. Tryck bara på ”OK” och följ instruktionerna på skärmen. Du kan sedan redigera dokumentet eller spara det direkt i önskat format via ”Arkiv – Spara som”.
Skanna med PDF24: målformat PDF
Bilder och dokument kan redigeras till PDF-format med den kostnadsfria programvaran PDF24. Dokument kan importeras direkt från skrivaren/skannern med hjälp av funktionen ”Importera från skanner eller kamera”. När skanningsprocessen har slutförts är det nu dags att spara.
Som redan nämnts finns det ett stort antal relaterad programvara som tillåter skanning från skrivare till PC. I samtliga fall är dock det önskade utdataformatet ytterst avgörande för att de skannade dokumenten ska bevaras på lång sikt, även för efterföljande PC-generationer.