Oavsett om du kopierar grafik, affischer, flygblad eller skisser är det inga problem för dagens kopiatorer. Men vad ska man tänka på när man köper en kopiator så att köpet lönar sig för kontoret och inte senare visar sig vara fel beslut? Den som bara gör något på PC:n och behöver en kopia av det skiljer sig från den entusiastiske kopisten som är beroende av kopiatorn för sitt arbete.
I denna artikel visar dig vad som är viktigt när du köper en kopiator och vad du bör tänka på för att göra ditt beslut enklare.
Köp en kopiator: det finns något för alla
Kopiatorer har vuxit till riktiga multifunktionella enheter genom åren. Skanner, fax och laserskrivare: idag finns allt i ett. Men varje användare har olika krav och behöver därför olika funktioner. Måste det alltid vara en allrounder? Om du till exempel arbetar mycket från din bärbara dator bör din kopiator ha en nätverksanslutning via WLAN. Det finns också sektorer där mycket måste kopieras. Yrken som grafiska formgivare eller arkitekter måste ofta duplicera planer och affischer.
Vad bör man tänka på innan man köper en kopiator?
Hur stor kan kopiatorn vara? Vill du kopiera i färg eller bara svartvitt? Vill du att original ska matas automatiskt? Frågor på frågor när det kommer till att köpa en kopiator.
Varje företag har sina individuella krav på kopiatorns funktioner. Innan du investerar i en ny kopiator bör du tydligt definiera dessa krav för att undvika dåliga köp. Utbudet av kopiatortillverkare är så mångsidigt att det snabbt kan överväldiga dig. Det finns dock några enkla frågor du kan ställa dig själv i förväg för att hjälpa dig att avgöra.
Surfplattor och bärbara datorer är standardutrustning på de flesta kontor idag. När du köper en kopiator bör du därför se till att kopiering via mobila enheter också är möjligt. Dessutom bör du inte bara ta med inköpspriset för kopiatorn i köpbeslutet, utan även överväga uppföljningskostnaderna för förbrukningsvaror som toner. I slutändan kan en lämplig modell hittas för varje kontor.
Analoga kopiatorer vs digitala kopiatorer: vad är skillnaden?
De klassiska kopiatorerna finns fortfarande kvar, mest i form av små stationära kopiatorer. Dessa modeller pressas dock alltmer ut från marknaden av sina digitala efterföljare. Den lilla medhjälparen är särskilt lämplig för att arbeta från hemmakontoret eller för mycket små kontor. När det gäller analoga kopiatorer går det dock inte att göra flera kopior med ett jobb utan mellanlagring, vilket innebär merarbete.
Med moderna digitala kopiatorer är saker och ting lite annorlunda. Dessa har en skanner som skannar dokumentet i förväg och sedan överför det till bufferten. Valfritt antal kopior kan göras om så önskas. Vissa kopiatorer har också en slags hårddisk på vilken data kan lagras, till exempel ofta använda mallar eller användare. Dessa och andra funktioner gör den moderna kopiatorn till en multifunktionell enhet. Skanner, kopiator och skrivare – helt enkelt allt i ett.
Kontorskopiator: vilken behöver du?
Ju större företag, desto större krav på egenskaperna hos en kopiator. Utöver företagets storlek måste förstås även branschen beaktas för att möta kopiatorns individuella krav.
Inte alltid, men ofta har mindre företag bara begränsat med utrymme, varför kopiatorn inte ska ta för mycket plats här. Kraven på att kopiatorvolymen ska hanteras är oftast väldigt låga med ett fåtal anställda ändå, vilket gör att man kan falla tillbaka på en mindre, mer kompakt kopiator. Du kan också välja en multifunktionsenhet, som i vissa fall är mer platsbesparande än en kopiator. Det är också viktigt att kopiatorn är enkel att använda för dig och dina anställda.
Om du driver ett medelstort företag passar även individuella kontorskopiatorer eller en kompatibel multifunktionsenhet för dig. Vissa kopiatortillverkare anpassar utbudet av funktioner efter företagets storlek, för små och medelstora företag finns det redan mycket kraftfulla kopiatorer. Vissa kopiatorer kan till exempel användas effektivt av flera avdelningar samtidigt via en nätverksanslutning. Det kan vara värt att investera i andra enheter utöver den klassiska kontorskopiatorn, som en plotter för att skapa planer eller reklamaffischer.
Nätverksaktiverade multifunktionsenheter, som har allt från häftklamrar till dubbelsidig utskrift, hög kopieringsvolym eller flera pappersfack, är särskilt lämpliga för stora företag. I stora företag bör även de enskilda avdelningarnas individuella behov beaktas. Grafikteamet har med största sannolikhet andra krav på en kopiator än IT.
Vilka kopiatortyper och modeller finns det?
Från små stationära kopiatorer till skrymmande fristående enheter: det finns något för alla krav. Men kopiatorerna skiljer sig inte bara när det gäller deras användningsområde och kapacitet. Utbudet skiljer sig också mycket åt vad gäller funktionsmottagning.
Innan du köper en kopiator bör du först ta reda på de olika kopiatormodellerna och fundera över vilka krav kopiatorn måste uppfylla för dina ändamål. Om du bara vill kopiera dokument räcker det med en svartvit kopiator. Men om det också finns kopior för kunder, såsom affischer eller grafik, bör du välja en färgkopiator.
Var uppmärksam på följande egenskaper när du letar efter en kopiator och väg upp vilka du verkligen behöver:
- Färg eller svartvitt
- pappersformat
- kopieringsvolym
- kopieringsprocessen
- fart
- Kompatibilitet med andra slutenheter
- Bläck/tonerkostnader
- Enstaka enhet eller multifunktionsenhet?
Inte heller i detta fall finns det något generellt svar, utan beror återigen på de önskade kraven. En utskriftsfunktion är nästan alltid ett måste. En fax- och skanningsfunktion kan också vara fördelaktig, men behövs oftast egentligen bara om du vill skanna och skicka dokument regelbundet.
I företag där till exempel bilder eller planer ska arkiveras regelbundet är denna funktion väsentlig. Om du vill ha alla tänkbara funktioner till ditt förfogande rekommenderas en multifunktionsenhet.
Köpa, leasa eller hyra en kopiator?
Köp, leasa eller hyr kopiatorn, det är frågan. Vid leasing får du ett kontrakt för löptiden och oftast månadskostnader som uppstår för användningen av kopiatorn. I de flesta fall ingår oftast kostnader för underhåll och reparationer i kontrakten och behöver inte betalas separat. Kom ihåg att leasing av en kopiator bara ger dig rätt att använda kopiatorn, inte att kalla den din egen.
Oavsett om det gäller hyra, köpa eller leasa: utöver inköpspriset ska utgifterna för papper, toner och bläck samt energikostnaderna ingå i beräkningen av de totala kostnaderna. De faktiska kostnaderna för kopior är därför inte så lätta att beräkna och underskattas ofta. Det är här hyres- och leasingmodellerna får poäng, eftersom dessa kostnader redan ingår i de månatliga avbetalningarna.
Sammantaget är det oftast mycket billigare att leasa eller hyra en kopiator än att köpa en ny enhet: med en månatlig avbetalning täcker du enhetspriset, förbrukningsvarorna och kostnaderna för eventuellt underhåll. Dessutom har du valet mellan de modernaste enheterna utan att behöva göra ett dyrt nyköp varje gång.
Dessutom kan många andra tjänster avtalas med leasingpartnern, som faktureras som ett månatligt schablonbelopp, såsom sida-för-sida-fakturering eller leverans av förbrukningsvaror. Oavsett om du bestämmer dig för att köpa, leasa eller hyra en kopiator är det bäst att rådfråga en fackhandlare.
Det hjälper dig inte bara att välja en lämplig kopiator, utan ger dig också rekommendationer för andra funktioner. Konstruktion och installation av kopiatorn ingår ofta i priset, vilket sparar dig ytterligare kostnader och ansträngning. Så kallade fullservicekontrakt, som omfattar allt från byggnation till leverans av papper, passar främst stora företag.
Slutsats: Vilken kopiator är den rätta?
Oavsett om du köper, hyr eller leasar: det är alltid värt att ta en närmare titt på kostnaderna för kopiatorn, tillbehör, förbrukningsmaterial och andra tjänster. Så om du är intresserad av att köpa en kopiator bör du formulera dina egna önskemål och behov och jämföra dem med de enskilda kopiatorernas funktioner.
